昆明理工大学党委办公室文书立卷归档工作，应严格执行《中华人民共和国档案法》及国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》、《高等档案工作规范》的规定进行。凡具有查考和利用价值的文件材料，办理完毕后必须由秘书部门按照有关的规定及时整理立卷。要保证归档文件材料的齐全完整。办公室及其个人不得保存应归档的文件材料。
一、立卷原则
文书立卷的原则是：按照文件形成规律，保持文件之间的历史联系和内在联系，照顾文件的保存价值，使形成的案卷便于保管和利用。
二、立卷归档范围
（一）上级党委关于高等学校工作的决定，规定、通知、通报等文件。
（二）上级党委针对我校的指示，通知、批复等文件。
（三）中央、省委或有关部门制发的，需要学校贯彻执行的法规性文件。
（四）上级有关国家安全、信访、信息，查办和保密工作的文件。
（五）本校党代会的文件材料。
（六）本校党委会、民主生活会，党委扩大会，党政办公会，党委中心组会，总支书记会等的会议记录、纪要、决议等文件。
（七）以党委名义召开的工作会议材料。
（八）党委发布的决定，办法、意见、批转、通报和通知等文件。
（九）以党委名义召开的各种重要会议所形成的文件材料。
（十）党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议的发言稿。
（十一）上级领导调研、检查、巡视我校工作形成的文件材料。
（十二）党委工作简报、情况反映等文件。
（十三）党委大事记。
（十四）党群系统启用印章的文件和印模。
（十五）党委工作计划，总结、报告。
（十六）党委各部门，各学院党委 ( 总支 ) 的工作计划，总结、报告、请示、批复。
（十七）有关我校工作的重要电话记录，电报材料。
（十八）重要的群众来信、来访及处理材料。
（十九）其他具有保存价值的文件材料。
三、立卷归档的时间及要求
（一）党办上一年度的文书立卷工作，应在次年 6 月底前完成并向学校档案部门归档。
（二）秘书部门平时应按归档范围，分类保管好文件材料。
（三）立卷时，要根据文件的作者、内容、文种、时间等特征，科学、合理地组卷。
（四）立好的案卷要编写卷内目录，按要求装订成卷，并确定保管期限。
（五）拟写案卷标题简明扼要，要准确地反映出卷内文件的作者，内容和文种。
（六）编制档案移交清单，归档时严格签收手续。
（七）立卷归档工作要接受学校档案部门的指导、协调和监督。
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